متن اصلی نامه های اداری

نامه های اداری انواع مختلفی دارد؛ دو نوع معمول این نامه ها عبارتند از نامه های سفارشات و درخواست.

همانطور که قبلا اشاره کردیم بدنه یا متن اصلی نامه های اداری دارای چهار قسمت است که اکنون به توصیف آن چهار بخش می پردازیم:

1_ اشاره؛ ارجاع (reference)


در ابتدای نامه شما باید به دلیلی که باعث نوشتن نامه شده است اشاره کنید.


مثلا می توانید به نامه ای که به تازگی دریافت کرده اید؛ آگهی که دیده اید؛ و یا اتفاقی که باعث نامه نوشتن شما شده است اشاره کنید؛ مثال:

Thank you for your letter of march 4th.
It was a great pleasure to receive your letter of june 19th.
I was very sorry to learn from your letter of may 7th that the price of your hotpoint refrigerators has gone up.
You may remember that i visited you last year when i was in greece.


به یاد داشته باشید زمانیکه یک نامه اداری می نویسید؛ شما یک دلیل و هدف برای نوشتن دارید و هیچ فرمول از پیش تعیین شده ای برای نوشتن وجود ندارد.


2_ اطلاعات (information)


در پاراگراف دوم به اطلاعات جزئی تری اشاره می شود که به پاراگراف اولی مرتبط است.

You may remember that i visited you last year when i was in greece.
At this time, you will remember that we discussed our mutual idea of supplying british firms with a better quality of plywood from your factory in athens.


3_ هدف (purpose)


در این قسمت باید هدف اصلی خودتان از نوشتن نامه بیان کنید؛ مثلا ادامه نوشته بالا به ترتیب زیر است:

Now i should like to suggest that certain british firms in england are willing to pay a higher price for the better quality plywood, but they are unwilling to pay double the price of the regular plywood which you supply. If you were willing to raise the price 75 percent, i know of forty-nine factories in england that would accept this price. They expressed that an 85 percent raise would be the most they could accept.


4_ نتیجه گیری (conclusion)


در آخرین پاراگراف بهتر است تا نامه خود را با بکار بردن عبارات مودبانه تمام کنید؛ بعضی از این عبارات مفید عبارتند از:

I am looking forward to hearing from you soon.
I sincerely hope that you can help me in this matter.
I would greatly appreciate an early reply.
I enclose a check for $5.00 to cover costs.
Thank you for your prompt attention to this matter.


برای خاتمه دادن به ادامه نامه ذکر شده در بالا می توانیم مانند زیر عمل کنیم:

I hope you will accept this new price and agree to send plywood to the firms in england which are listed on an attached sheet.
Or:
Please reconsider your price for good quality plywood.
Or:
Please give my kindest regards to your wife.

منبع
نامه نگاری به زبان انگلیسی برای دانشجویان ایرانی نوشته ی سارا جین راتلج مریدی